安徽 上海 浙江无纸化会议，四视频同步操作不卡顿，安全高效的数字无纸化会议系统--峰火无纸化会议

“无纸化会议”**早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措之一。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。

 纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文件，使与会者**告别了纸质材料。

 我**在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。

在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员办公系统平台及**站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。

造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。

    无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

传统会议模式面临以下几个方面的挑战：

     办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。

参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。

应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；

    表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。

    设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以掌握，或者出现问题后难以解决。

    资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。

安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以**会议资料的安全。

传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。

1.2无纸化会议趋势

每开一次会，收一堆材料，看一遍就搁下……这是不少人的开会经历。目前，这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。现在开会不再分发纸质资料，而是提供会议密码，通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全面应用，一年可节约数百万元。”

据悉，2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元，十三届一次全体会议印刷费用约为36万元，录制会议参考材料光盘等约为10万元，全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年，可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便，开会节奏也快了。”据了解，自从采用无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，同时也使议程更流畅紧凑，会议效率提高。

“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器，其他终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。

开会时，每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料，只需进入系统，轻点相关图标就可查阅批注，并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论，同时支持其他会议终端退出同屏后，观看其他会议文件，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕，完成会议系统的智能操作，互联互通！

纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大量精力，还造成森林资源的浪费，环境的破坏，不符合当今环保低碳的潮流，更容易泄密。以往开完会，材料用完就扔了，如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里，以备用时随时调取。

1.3系统建设目标

此次建设的无纸化会议系统目标是建设一个、统一的全高清视频会议平台，并能够满足各种不同类型会议的召开。具体来说应达到以下几项要求：

Ø  可靠稳定的系统

由于现代多媒体数字智能化发展和更新速度极快，我们设计和选取的硬件核心设备（控制主机）必须是电信级高配置的；操作终端是国内**的。软件设计是在Windows系统上运行的，并且设入了很强的管理手段与事故监测手段（所有系统硬件开机自动检测、历史事件记录、硬件发生故障时，重新自动地完成硬件资源分配、告警提示…）

Ø  简单易用的系统

为了**会议系统的良好效果，**为复杂的是会议前的准备工作，需要组织人员占用大量的时间进行调试。系统建设时该应考虑会议系统的易用性，由使用部门开机即可使用，免除组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。

Ø  灵活扩展的系统

会议系统符合当今信息技术发展的趋势，我们在本次系统的方案设计中，必须考虑到今后的扩展以及互联互通需求。这就需要我们所提供的产品是符合ITU、ISO、IEC、GB标准的，而且适应各种网络环境，我们提供的方案可以方便灵活地进行系统扩展以及互通。

Ø  安全保密的系统

会议中经常涉及到交流一些机密信息，因此，系统的安全性就显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型，都充分考虑到整个系统的安全性和保密性，整个会议系统分为：后台系统管理、主席端管理、终端密码授权等多级安全体系，并且核心设备（控制主机）的系统配置与管理应支持物理的隔离。

峰火电子在设计本方案时，采用了的视听系统设计，采用了大量科技含量较高的产品，结合现代的无纸化会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化。

二、无纸化会议系统建设

2.1设计原则与依据

广州峰火电子股份有限公司采用成熟的技术，选择性能可靠的产品，使建成的系统突出“安全性、性、智能性和实用性”的特点。

    广州峰火电子股份有限公司智能无纸化会议系统全面解决方案是一项功能齐全的工程。为加快智能无纸化会议系统工程的信息化建设步伐，提高进行现代化、高质量的会议系统、满足会议厅堂扩声、视频会议要求，推进工程的建设和对外展示的形象，**发挥该系统自动化的功效。在建设中，项目依据的总原则是：

Ø   系统运行应有较高的可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性；

Ø   系统化、集成化、数字化；

Ø   统一规划，统一规范，统一建设，统一管理；

Ø   设备安装、调试、维护、保养应简单方便；

Ø   充分利用现有设施和资源，**限度持节省经费；